이메일이 거래를 성사시킨다? 직장인을 위한 비즈니스 이메일 작성팁 4가지

아무리 세상에 많은 SNS와 메신져들이 나와도 이메일은 비즈니스상 여전히 중요한 업무대화방식입니다. 업무를 보다보면 이메일로 다른업체와 소통하는 경우가 많은데 종종 이렇게 끝내도될까라는 생각이 들때가 있습니다. 또한 여전히 이메일에는 SNS보다 많은 격식이 있구나라는 것이 필요하다고 느껴집니다. 이메일 하나만으로 얼굴은 보지 않았지만 상대업체에서는 이 사람이 어떤사람이구나, 이 회사가 어느정도의 회사이구나라는걸 판단하고 그것은 곳 업체간 거래까지도 인상을 남길수 있죠. 이번 포스팅에서는 이메일에 대한 정말 기본적이라 할수있는 상대방을 배려하는 마무리에 대해 알아보도록 하겠습니다.

그럼 먼저 왜 마무리가 중요하냐를 설명하고 넘어가도록하겠습니다. 전자메일(이메일)의 경우 본문이 가장 중요하다고 생각할 수도 있지만 메일을 열심히 작성하고도 끝까지 신경써서 끝내지 않으면 열심히 쓴 앞의 내용에 대해서는 모두 잊혀져 버리기 때문입니다. 요즘 네이버메일 같은 경우 상대방이 읽기전에 다시 회수를 하는것이 있지만 만약 1초가 급한 비즈니스 메일을 상대방이 왔다는 알림동시에 읽어버리게되면...정말 상상하기도 싫은 일이 벌어지고 말아버립니다.

그렇다면 이메일 마무리 작성 팁을 살펴 보도록하겠습니다.

 1  상대방이 되어 작성하라.

메일을 작성하기 시작할 때 가장 먼저 자신에게 질문 해야합니다. 어떤 내용을 가장 궁금해 할까? 이 질문에 대한 답이 결론의 기초가 되어야합니다. 상대방이 메일을 확인하면 그 즉시 응답 할 수 있도록 준비를 하고 결론을 작성하세요. 예를 들어 메일의 목표가 상품에 대해서 거래를 성사시키는 것이 목표라면, "샘플을 제공하게되어 기쁩니다. 샘플에 대해 필요한 10분간의 통화가 가능한 시간과 날짜를 알려주십시오." 사전에 궁금해 하던 샘플과 그것에 대해 난 10분만 당신과 통화를 하겠다라는 구체적인 설명과 상대방이 생각하고 결정할수있는 시간과 날짜를 요청해서 최대한 생각을 덜하게 해주는 내용의 예시입니다.

 2  아래와 같은 대화를 피하라.

"질문이 있으시면 전화주세요."

"조언 부탁드립니다."

"고맙습니다."

"좋은 하루 되세요."

위에 나와 있는 예시와는 반대로 정확한 결론을 내릴수없는 어중간하고 불필요한 내용입니다. 물론 개인 또는 비공식 이메일에 사용할 수 있지만 비즈니스 이메일에서는 피해야합니다. 사람들은 질문이 있을 경우 질문을 먼저 하기 때문에 상대방에게 질문을 추가 할 필요가 없습니다. 마찬가지로 조언을 구하는 것이 상대방의 결론을 내리는데 방해 할 수도 있습니다. 또한 감사가 실제 내용과 관련있는 결론이 아닐 경우 형식적인 감사는 더욱 피해야합니다. 불필요한 감정을 보다는 원하는 답변에 대한 결론을 선택하십시오.

 3  눈에 보이는 결론을 내려야한다.

알리고자 하는 결론을 눈에 띄게하는 시각적 기법입니다. 결론을 내리는 문구 혹은 단락으로 세분화하여 보여주는 것이 좋습니다. 이것은 상대방의 가독성을 증가시킵니다.

 4  자신의 링크를 추가하십시오.

기본 전자메일만 보내면 직접 회신하는 사람들은 당신과 연락하기를 원할 수 있습니다. 각종 메일서비스에서 제공하는 서명이나, 스스로만든 서명을 이용하여 사용하고 있는 링크(웹 사이트, 소셜 미디어, 전화번호 등)를 추가하면 상대방이 많은 힘을 들이지 않고 여러가지 방법으로 당신에게 연락 할 수 있습니다. 또한 그들은 트위터나 페이스북, 인스타그램과 같은 SNS에 자신의 정보를 공통으로 최신화해놓는다면 링크를 통해 확인하고 어떠한 방법으로든 당신에게 연락을 할것입니다. 앞에서 설명한것 처럼 각 이메일서비스에는 하단에 추가 서명을 설정 할 수 있습니다. 그러면 언제든지 편하게 원하는 모든 연락처 정보를 추가 할 수 있습니다.